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Structure de gouvernance

 

1. ÉNONCÉ DE LA MISSION Le Centre d’histoire orale et de récits numérisés (CHORN) explore les liens entre l’histoire orale, les nouveaux médias et les arts afin de favoriser l'accès à l'enregistrement de l'histoire orale et à son analyse. En tant que centre de production utilisant un large éventail de médias, il partage ses découvertes avec divers publics du milieu académique et d'ailleurs. Le CHORN est un lieu de convergence de la recherche collaborative, de l'enseignement et de la publication pour le corps professoral et les étudiants de Concordia ainsi que pour les projets communautaires opérant aux niveaux local, national et international. Les chercheurs et artistes issus du milieu communautaire font partie intégrante de notre communauté de pratique. Le partage de l'autorité est au cœur de notre éthique de recherche.

2. STRUCTURE DE GOUVERNANCE La structure administrative du CHORN est gouvernée par la politique des unités de recherche de l’Université Concordia. Elle est constituée de deux co-directeurs, du conseil d’administration et de l’assemblée générale.

a) Co-directeurs: poste et responsabilités Les co-directeurs sont nommés à la tête du CHORN, une unité de recherche officielle de l’université. Les co-directeurs sont responsables de la direction et de l’administration intellectuelle de l’unité de recherche. De plus, les co-directeurs supervisent la coordination des activités, incluant la formation étudiante, les événements spéciaux, ainsi que la gestion des communications, tant au sein de l’unité qu’à l’extérieur, avec les institutions partenaires, les membres externes, les organismes de financement et la communauté. Les co-directeurs sont supervisés par le VPRGS, en association avec le doyen, ou le doyen associé, de la recherche à la Faculté des arts et des sciences. Les paramètres de leur supervision incluent: le budget, l’espace, les ressources humaines et les relations internes avec les autres unités de Concordia, telles que les départements, les facultés et les affiliations inter-institutionnelles. Les co-directeurs sont responsables de la supervision des opérations quotidiennes du personnel de l’unité et doivent s’assurer que l’unité adhère aux accords collectifs appropriés et aux politiques en vigueur à l’Université Concordia. Les co-directeurs sont responsables du budget de l’unité, de la préparation du rapport annuel et de la révision du matériel pour le renouvellement du statut de reconnaissance. Ils doivent élaborer, et réviser sur une base continue, un plan qui assure le financement interne et externe des opérations de l’unité, ainsi que des activités de recherche. Les co-directeurs sont nommés pour un mandat de trois ans et ils peuvent être approuvés automatiquement pour un deuxième mandat, pour un total de six ans. En suivant cette procédure, un co-directeur sortant peut être nommé de nouveau pour un troisième mandat. La procédure pour choisir un co-directeur doit être conforme à la politique des unités de recherche de l’Université Concordia.

b) Conseil d’administration (CA) Ce conseil, composé de sept membres, supervise la direction et l’administration stratégique du CHORN et de ses projets de recherche. Le CA est chargé de définir les politiques et procédures du Centre, ainsi que l’adhésion permanente et l’affiliation. En plus des deux co-directeurs, le CA comprend trois membres principaux, un représentant communautaire et un représentant étudiant. Les membres principaux sont élus pour un mandat de deux ans par des membres principaux actuels. Les représentants communautaires et les représentants étudiants sont élus pour un mandat d’un an par des affiliés communautaires ou des affiliés étudiants actuels. Le directeur adjoint est un membre ex officio qui a le rôle de procès-verbaliste durant les réunions. Il y a un minimum de trois réunions par année.

c) Assemblée annuelle Le CHORN organise une rencontre annuelle de tous les membres affiliés. Le but de cette assemblée annuelle est d’informer le conseil d’administration et de servir de forum pour le partage d’information entre affiliés. Cette rencontre est également l’opportunité de renouveler le CA par l’élection d’un nouveau représentant communautaire et d’un nouveau représentant étudiant chaque année, ainsi que des nouveaux membres principaux, lorsque nécessaire.

3. ADHÉSION, PARTICIPATION ET RAPPORT Les affiliés devraient participer à la vie intellectuelle du CHORN en assistant aux événements et/ou ateliers, lorsque possible. Quiconque désire devenir un membre affilié du CHORN doit remplir un formulaire d’application et inclure un curriculum vitae et un résumé de projet de 150 à 200 mots. Les nouvelles applications seront vérifiées par le directeur adjoint et les co-directeurs, ainsi que par le conseil d’administration (CA), si nécessaire. Le CA pourrait potentiellement solliciter l’avis de tous les membres principaux actuels lorsqu’une personne soumet une demande pour devenir membre principal du CHORN. Tous les membres principaux et affiliés doivent soumettre un court rapport annuel détaillant leurs activités pour le 1er mars de chaque année, afin que ceux-ci puissent être inclus dans notre rapport annuel. Les membres qui n’ont pas été actifs au cours de l’année précédente seront désaffiliés, mais peuvent appliquer de nouveau. Lorsque approprié, les affiliés devraient mentionner la contribution du CHORN dans leur travail. Le CHORN doit soumettre un rapport annuel au bureau de recherche de Concordia, avec une copie au doyen de la faculté des arts, pour le 31 mai. Le rapport devrait fournir un résumé des activités de l’année et de son statut financier (un budget pour l’année précédente et un budget pour l’année à venir). Afin de faciliter cette procédure, tous les membres affiliés doivent soumettre, pour le 1er mars, un court résumé de leurs activités en lien avec le CHORN au cours de l’année précédente, ainsi que les activités prévues pour l’année à venir.

4. CATÉGORIES D’AFFILIATION Les organismes de financement externe, tels que les FRQSC, ont des attentes spécifiques quant aux catégories d’affiliation, particulièrement celles en lien avec la faculté universitaire. Le CHORN possède les six catégories d’affiliation suivantes:

a) Membres principaux – sont des chercheurs ou praticiens universitaires actifs et prolifiques qui s’investissent pleinement dans les activités de recherche et la vie intellectuelle du CHORN. L’association entre le CHORN et les membres principaux est substantielle et de longue durée, c’est pourquoi ils informent le conseil d’administration dans la direction stratégique du Centre.

b) Affiliés – sont des membres de la faculté, des étudiants, des chercheurs communautaires et des artistes, ou des organismes affiliés, dont les activités en histoire orale et digitale enrichissent notre communauté de pratique. Les membres affiliés devraient néanmoins contribuer à l’essor de la mission et à la visibilité du CHORN par la collaboration et la participation régulière aux rencontres ou événements spéciaux. Ceci étant dit, le CHORN ne s’attend pas à ce que les affiliés endossent des charges administratives non-rémunérées.

c) Chercheurs invités/Historiens en histoire orale – sont des chercheurs invités qui ont fait une demande pour être affilié au CHORN durant leur séjour à Montréal. La durée de ces résidences est d’un mois à un an.

d) Chercheurs postdoctoraux – sont des chercheurs affiliés qui ont reçu une bourse postdoctorale sous la supervision d’un membre principal.

e) Personnel – sont des membres employés directement par le CHORN ou employés par des membres principaux de la faculté pour des projets de recherche spécifiques, basés en totalité ou en partie au Centre. Le directeur adjoint sera embauché par un comité qui consiste des co-directeurs (ou désignés), ainsi que d’un autre membre du conseil d’administration. En temps normal, les vacances du personnel sont prises lorsque les universités ne sont pas en session et tous les plans de vacances doivent être discutés avec les co-directeurs au minimum deux mois à l’avance. Les employés ont la responsabilité de tenir un registre de leurs activités et de leurs heures travaillées (heures supplémentaires, jours de congé). Tous les employés à temps plein et à temps partiel employés directement par le CHORN vont soumettre un rapport pour chaque réunion du CA (pour que celui-ci puisse être partagé cinq jours ouvrables avant la réunion).

f) Stagiaires et bénévoles – sont des étudiants ou non-étudiants recrutés par le CHORN ou par des membres affiliés pour une durée déterminée (habituellement 120 heures) et pour une tâche spécifique. Les stages ne sont pas rémunérés, mais peuvent être crédités si le programme académique de l’étudiant l’autorise.

5. ACCÈS À L’INFRASTRUCTURE DE RECHERCHE Tous les membres principaux et affiliés du CHORN auront accès à l’équipement audiovisuel et aux postes de travail durant les heures de laboratoire. Durant ces heures, le CHORN fournira un soutien limité. Tous les affiliés peuvent réserver la salle de conférence, le laboratoire de formation ou la salle d’entrevue, selon le principe du premier arrivé, premier servi. Cependant, en cas de forte demande, la préférence peut être accordée aux membres principaux. Les membres principaux peuvent demander une clé pour accéder au CHORN hors des heures d’ouverture. Selon le budget, les membres principaux et les affiliés peuvent être éligibles à un remboursement partiel des frais de voyage-conférence pour la recherche associée au CHORN. L’impression gratuite, des subventions pour la traduction et du soutien dans la rédaction de demandes de subvention peuvent également être fournis. Dans l’éventualité où le CHORN soit en mesure d’offrir des bourses d’études, la priorité sera accordée aux étudiants qui ont un superviseur qui est membre principal – bien que les autres étudiants affiliés sont également encouragés à faire une demande. Le directeur adjoint est responsable des opérations quotidiennes du Centre, sous la direction générale des deux co-directeurs. Lorsqu’un membre affilié ne retourne pas l’équipement à la date prévue ou retourne l’équipement endommagé (sans dédommagement, tel que mentionné dans l’accord de prêt), son affiliation au centre peut être révoquée.

6. ARCHIVES Les archives du CHORN sont composées d’entrevues textuelles, visuelles, audio et audiovisuelles, qui font partie de collections données par des projets de recherche et des individus. La mission des archives est de recueillir et de préserver les histoires orales, et documents à l’appui, produits par ou en collaboration avec notre communauté. Les archives sont gérées par le personnel des archives au Centre d’histoire orale et de récits numérisés. Suite à la signature d’un accord d’accès, le matériel d’archives peut être consulté par les chercheurs qui acceptent de respecter les réglementations de l’utilisation du matériel d’archives, ainsi que toutes restrictions spécifiques au matériel en question. La politique des archives du CHORN a été mise à jour en 2016 et détaille la mission, le mandat, la politique d'acquisition et de don et la politique de consultation des archives.

7. ÉTUDIANTS Le CHORN souhaite promouvoir le développement professionnel des étudiants du premier cycle et des cycles supérieurs, de diverses disciplines et universités. Les étudiants affiliés auront leur profil sur le site web et seront invités à participer aux ateliers, conférences et événements du CHORN, lorsque possible. Selon les réglementations du FRQSC et du CRSH, lorsque le budget le permet, du soutien financier pour les voyages-conférences est disponible pour les étudiants. De l’espace sur le serveur du CHORN peut également être alloué à leurs sites web professionnels.

8. ÉTHIQUE DE LA RECHERCHE Tous les affiliés et membres principaux du CHORN ont le devoir de suivre les lignes directrices éthiques établies pour la recherche avec des êtres humains. Ces lignes directrices éthiques, ainsi que notre modèle de formulaire de consentement, se trouvent sur notre site web. L’exigence d’un consentement éclairé et de l’atténuation du préjudice sont au cœur de ces directives. Le droit de l’interviewé de se retirer durant l’entrevue doit également être respecté. La faculté et les étudiants doivent obtenir l’approbation du comité d’éthique de leur université avant de procéder à une entrevue.


 

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